11 فعالیت کلیدی برای فرآیند مدیریت ریسک - وبلاگ بایجانی

به گزارش وبلاگ بایجانی، هدف از فرآیند مدیریت ریسک شناسایی، تجزیه و تحلیل و به حداقل رساندن مسائل احتمالی است که می تواند بر فعالیت های یک پروژه تأثیر بگذارد. مدیریت ریسک های پیش روی یک پروژه مهم است زیرا پایداری فعالیت های پروژه را تضمین می نماید. اگر خطرات شناسایی و مدیریت نشوند، منجر به از دست رفتن منابع ارزشمند به ویژه افزایش بودجه اختصاص داده شده برای پروژه و زمان برنامه ریزی شده خواهد شد. اساس این فرآیند چارچوب PMBOK است که تأیید می نماید که این فرآیند یک عمل اثبات شده است که به طور گسترده در مدیریت پروژه استفاده می گردد.

هدف فرآیند مدیریت ریسک، رسیدگی به هر چیزی است که ممکن است مانع رسیدن پروژه به هدف نهایی گردد. اگر خطرات شناسایی، اجتناب یا برطرف نشوند، ممکن است پروژه با بودجه بیشتری ختم گردد، به تعویق بیفتد یا حتی به طور کامل متوقف گردد.

ریسک ممکن است در هر زمانی در طول چرخه عمر پروژه ایجاد گردد. بنابراین، احتیاج به یاری به پروژه وجود دارد که سرپا بماند و به هدف خود برسد. مدیریت ریسک نه تنها واکنشی است، بلکه باید بخشی از فرآیند برنامه ریزی باشد تا تمام خطراتی را که ممکن است در پروژه اتفاق بیفتد و راه های احتمالی برای کنترل ریسک ها در صورت وقوع استفاده گردد.

ریسک های شناسایی شده در یک پروژه باید به منظور معین تعداد منابعی که باید به آنها تخصیص داده گردد، ارزیابی شوند. این به خصوص در خصوص اولویت بندی ریسک یاری می نماید. این مهم است زیرا بعضی از خطرات در صورت تأخیر یا عدم رسیدگی به فوریت پروژه باعث توقف پروژه می شوند.

اهداف فرآیند مدیریت ریسک عبارتند از:

• برای شناسایی خطرات.
• برای جلوگیری از خطرات.
• برای جلوگیری از خطرات.
• برای کنترل خطرات احتمالی.
• برای کاهش خطرات احتمالی.
• برای کاهش خطرات احتمالی.

دامنه فرآیند مدیریت ریسک شامل ذینفعان کلیدی پروژه مانند مدیر پروژه، تیم پروژه و حامی پروژه می گردد. همه آنها اطمینان می دهند که همه خطرات احتمالی از قبل شناسایی و برنامه ریزی شده اند.

• دامنه فرآیند شامل موارد زیر است:
• تدوین برنامه مدیریت ریسک
• کارگاه ریسک
• شناسایی و ارزیابی ریسک
• تجزیه و تحلیل ریسک و برنامه ریزی پاسخ های ریسک
• کنترل ریسک
• اجرای استراتژی واکنش به ریسک
• ارزیابی مجدد ریسک

1. برنامه ریزی مدیریت ریسک

هدف مدیریت ریسک برنامه ریزی، تعریف نحوه مدیریت ریسک های موجود در پروژه است. مدیر پروژه وظیفه برنامه ریزی در خصوص چگونگی انجام فرآیند مدیریت ریسک را دارد.

2. برنامه مدیریت ریسک را توسعه دهید

هدف از این فعالیت، مستندسازی چگونگی ارزیابی ریسک ها، مدیریت آن و هر چند وقت یک بار برنامه ریزی ریسک است. این به این علت است که خطرات در طول پروژه وجود دارد. مدیر پروژه موظف به تدوین برنامه مدیریت ریسک است.

طرح توسعه یافته باید مقیاسی را ارائه دهد که به کشف احتمال هر خطر یاری کند. این به این علت است که احتمال وقوع بعضی از خطرات بیشتر از دیگران است.

برنامه مدیریت ریسک سند خروجی فعالیت برنامه مدیریت ریسک توسعه است. این جزئیات نحوه رسیدگی به خطرات پیش روی یک پروژه را شرح می دهد. بعلاوه تأثیرات مثبت و منفی بر پروژه و اقداماتی که برای مقابله با هر یک از آنها ضروری است را نشان می دهد.

سپس طرح مدیریت ریسک برای آنالیز و تایید به حامی پروژه ارسال می گردد. حامی پروژه سند را آنالیز می نماید تا مطمئن گردد که به طور رضایت بخشی تمام خطرات احتمالی پروژه و راه های کاهش احتمالی آنها را پوشش می دهد. سپس حامی پروژه سند را تایید می نماید.

3. برگزاری کارگاه ریسک

هدف از این فعالیت این است که تمام ذینفعان کلیدی را در خصوص ارزیابی ریسک های موجود در پروژه شرح دهد. مدیر پروژه همه ذینفعان کلیدی پروژه را گرد هم می آورد تا یک ارزیابی رسمی از پروژه انجام دهد. این امر درک خوبی از ابزارها و مزایای تجزیه و تحلیل ساختاریافته ریسک های یک پروژه را تضمین می نماید.

در این مرحله، مدیران پروژه های فعال، برنامه های مدیریتی دقیقی برای ریسک های پروژه های خود ارائه می نمایند.

4. شناسایی خطرات

هدف این فعالیت شناسایی تمام ریسک هایی است که در یک پروژه از آغاز تا بسته شدن آن وجود دارد. تیم پروژه جلسات طوفان فکری را برگزار می نماید که در آن فهرستی از همه چیزهایی که ممکن است اشتباه پیش برود ایجاد می نمایند. بعلاوه شامل استفاده از چک فهرست خطرات بالقوه و ارزیابی احتمال وقوع این رویدادها در پروژه است.

چک فهرست برای شناسایی ریسک مهم است زیرا به معین ریسک های خاص در چک فهرست یاری می نماید و بعلاوه تفکر تیم را برای شناسایی مواردی که ممکن است در چک فهرست گنجانده نشده اند توسعه دهد. منابع ریسک را می توان در دسته بندی ها در حین آنالیز ریسک های بالقوه در یک پروژه نیز شناسایی کرد.

ثبت ریسک خروجی سندی است برای شناسایی فعالیت ریسک بنابراین تمام خطرات شناسایی شده در پروژه را ثبت می نماید.

5. ریسک ها را تجزیه و تحلیل کنید

هدف از این فعالیت معین احتمال وقوع هر یک از ریسک های شناسایی شده است. تیم پروژه بر اساس معیارهای مختلف، فاکتور ریسک را تجزیه و تحلیل و معین می نماید. بنابراین قوانین بسته به تأثیرات ریسک بر منابع فعالیت پروژه، جدول زمانی و برآورد هزینه اعمال می شوند.

یک ارزیابی باید برای معین تأثیر خطرات بر برنامه و بودجه، کیفیت و تدارکات پروژه انجام گردد. بنابراین همه اینها به تیم پروژه یاری می نماید تا تأثیر کامل ریسک ها را بر پروژه درک کند. سند ارزیابی احتمال ریسک و تاثیر سند خروجی فعالیت تحلیل ریسک است.

6. ریسک ها را ارزیابی کنید

هدف این فعالیت ارزیابی ریسک ها بر اساس احتمال وقوع آن و ضرر احتمالی که وقوع آن ممکن است برای پروژه ایجاد کند، می باشد. تیم پروژه احتمال وقوع ریسک و پتانسیل و شدت ضرری که ممکن است به همراه داشته باشد را ارزیابی می نماید. این به این علت است که بعضی از خطرات بیشتر از سایرین رخ می دهند و شدت آنها نیز فرق دارد.

ارزیابی ریسک ها مستلزم ایجاد درک درستی از ریسک های بالقوه ای است که بالاترین احتمال وقوع را دارند و بنابراین می توانند بر پروژه تاثیر منفی بگذارند. سند اولویت بندی ریسک خروجی فعالیت ارزیابی ریسک است.

7. پاسخ های ریسک را برنامه ریزی کنید

هدف از این فعالیت ایجاد استراتژی هایی است که باید برای کاهش خطرات شناسایی شده ایجاد گردد. تیم پروژه ممکن است یک طرح پیشگیرانه یا اضطراری ارائه دهد.

این طرح ها در برگیرنده تمام راه چاره های ممکن برای خطرات شناسایی شده ایجاد می شوند. بنابراین تیم با برترین راه چاره ممکن و به ترتیب اولویت به خطرات پاسخ می دهد. سند خروجی این فعالیت، استراتژی واکنش به ریسک است.

8. خطرات را کنترل کنید

هدف از این فعالیت حل یا کنترل تمام خطراتی است که ممکن است در پروژه رخ دهد. مدیر پروژه نیروهای مورد احتیاج را برای کنترل ریسک معین می نماید، در حالی که فردی که مسئولیت رسیدگی به ریسک را دارد، پیشرفت آن را پیگیری می نماید تا اطمینان حاصل گردد که به طور کامل حل شده است. بنابراین مدیر پروژه باید هر از چند گاهی به روز گردد تا اطمینان حاصل گردد که اطلاعات دقیقی در خصوص پیشرفت کلی پروژه دارد تا بتواند خطراتی را که ممکن است پیش بیاید شناسایی و کنترل کند.

بعلاوه احتیاج به ارتباطات شفاف در هنگام کنترل خطرات وجود دارد. این تضمین می نماید که همه سهامداران کلیدی درگیر در پروژه از اتفاقات مطلع هستند و بنابراین مراقب خطرات تازه هستند و می توانند به مدیریت فرآیند یاری نمایند. سند طرح مدیریت ریسک به عنوان نقطه مرجع در فعالیت ریسک های کنترل عمل می نماید.

9. اجرای استراتژی واکنش به ریسک

هدف از این فعالیت اجرای استراتژی های ایجاد شده برای پاسخ به ریسک است. تیم پروژه سیاست ها و رویه هایی را اجرا می کند که به جلوگیری یا به حداقل رساندن خطرات یاری می کند.

در حین اجرای استراتژی پاسخ به ریسک، دسته بندی ریسک ها به عنوان بالا، میانه یا کم اهمیت دارد. این به اجرا یاری می نماید زیرا واضح است که کدام خطرات باید اولویت بندی شوند زیرا ممکن است احتیاج فوری به حل داشته باشند و بنابراین احتیاج به توجه فوری دارند. این به این علت است که بعضی از خطرات ممکن است باعث توقف پروژه گردد و حتی ممکن است بدون اولویت دادن به حل آن خطرات تکمیل نگردد.

10. ارزیابی مجدد ریسک

هدف این فعالیت ارزیابی مجدد خطرات شناسایی شده برای اطمینان از کاهش کامل آنهاست. مدیر پروژه ریسک را مجدداً ارزیابی می نماید تا اطمینان حاصل کند که مطابق با آنها برخورد شده است. این مهم است زیرا شکست در کاهش کامل ریسک می تواند باعث زیان بزرگی به پروژه گردد، به ویژه در منابع اختصاص داده شده به آن. این منابع می تواند مانند بودجه یا در جدول زمانی معین شده برای پروژه پولی باشد.

پس از ارزیابی مجدد ریسک ها، مدیر پروژه وظیفه دارد تصمیم بگیرد که آیا ریسک به طور کامل کاهش یافته است یا خیر. اگر ریسک کاهش نیابد، اجرای استراتژی پاسخ به ریسک مجدداً با ارزیابی مجدد ریسک انجام می گردد. در غیر این صورت، اگر کاهش موثر بود، فرآیند مدیریت ریسک بسته می گردد.

11. ریسک را به اتمام برسانید

این آخرین فعالیت و خاتمه فرآیند مدیریت ریسک است.

نتیجه

با هر پروژه تازه، خطرات تازهی وجود دارد که در انتظار است. در حالی که اجتناب کامل از همه خطرات سخت است اما می توان آنها را پیش بینی کرد، کاهش داد و به طور سیستماتیک به وسیله فرآیند مدیریت ریسک حذف می گردد. اطمینان حاصل کنید که تمام فعالیت های درگیر در این فرآیند را دنبال می کنید تا تیم پروژه در هنگام بروز خطر، واکنش پذیرتر و چابک تر گردد.

منبع:

projectpractical